จากการปฏิบัติงานที่ผ่านมา งานพัสดุพบปัญหาในส่วนของระเบียบปฏิบัติของระบบมาตรฐานการรักษาความปลอดภัย ISO/IEC 27001 (ISMS) ที่ทางสำนักคอมพิวเตอร์ได้ผ่านการรับรองระบบจากบริษัท บูโรเวอริทัสเซอทิฟิเคชั่น (ประเทศไทย) จำกัด ในปี พ.ศ. ๒๕๕๔ นั้น ซึ่งงานพัสดุขอทบทวนถึงขั้นตอนการนำครุภัณฑ์ออกซ่อมภายนอก เพื่อความมั่นใจว่าข้อมูลภายในอุปกรณ์จะได้รับการดูแลอย่างปลอดภัย ส่วนอุปกรณ์ที่ไม่มีข้อมูลแต่มีความจำเป็นต้องส่งซ่อมภายนอก ขอให้ปฏิบัติในแนวทางเดียวกัน ตามแบบฟอร์มใบนำครุภัณฑ์ส่งซ่อมภายนอกหรือจำหน่าย CC-SM-00-068
โดยมีขั้นตอนการปฏิบัติดังนี้
- ผู้ครอบครองทรัพย์สิน หรือผู้ดูแลทรัพย์สิน ที่ต้องการซ่อมทรัพย์สินไปหน่วยงานภายนอก ต้องตรวจสอบข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในหน่วยความจำของทรัพย์สินนั้นก่อน ว่าได้มีการ Back Up หรือ ลบข้อมูลแล้วหรือไม่ ก่อนส่งซ่อม
- ผู้ครอบครองทรัพย์สิน หรือผู้ดูแลทรัพย์สิน ต้องแจ้งซ่อมภายนอกด้วยแบบฟอร์ม
ใบนำครุภัณฑ์ส่งซ่อมภายนอกหรือจำหน่าย CC-SM-00-068 ส่งงานพัสดุเพื่อดำเนินการ
- เจ้าหน้าที่พัสดุ ตรวจสอบสภาพทรัพย์สินเบื้องต้น และประสานงานกับบุคคลภายนอกเพื่อมารับทรัพย์สิน
ในการซ่อม
- เจ้าหน้าที่พัสดุ ตรวจรับทรัพย์สินเบื้องต้น หลังจากซ่อมแล้ว ก่อนประสานงานกับผู้ครอบครองทรัพย์สินหรือผู้ดูแลทรัพย์สิน เพื่อตรวจรับงานซ่อมต่อไป และบันทึกผลการซ่อมใบนำครุภัณฑ์ออกซ่อมภายนอกหรือจำหน่ายจัดเก็บไว้เป็นบันทึกคุณภาพ
สำหรับแบบฟอร์ม ใบนำครุภัณฑ์ส่งซ่อมภายนอกหรือจำหน่าย CC-SM-00-068 สามารถดาวน์โหลดได้ที่เว็บสำนักคอมพิวเตอร์ ระบบจัดเก็บเอกสาร