ลดการใช้กระดาษด้วยระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) สำหรับทุกอุปกรณ์โมบาย
8 สิงหาคม พ.ศ. 2559 นายวิทวัส พันธุมจินดา สำนักคอมพิวเตอร์ เปิดอ่านแล้ว 1 ครั้ง

--- บทความนี้ได้นำเสนอในการประชุมวิชาการ “Thailand Quality Conference & The 17th Symposium on TQM Best Practices in Thailand”

บทคัดย่อ

โดยปกติการจัดการประชุมแต่ละครั้ง ต้องใช้เจ้าหน้าที่ในการรวบรวมและจัดทำวาระการประชุม ทำให้สิ้นเปลืองทั้งกระดาษ ใช้เวลา และกำลังคนในการจัดทำเอกสารการประชุม และหลังจากการประชุม ฝ่ายเลขานุการการประชุมจะต้องจัดทำรายงานการประชุมเพื่อส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมรับรองรายงานการประชุมซึ่งจะเห็นว่ามีการสิ้นเปลืองทรัพยากรเป็นจำนวนมาก ทั้งกระดาษ เวลาและกำลังคน

               จากปัญหาดังกล่าว มหาวิทยาลัยจึงมีนโยบายลดการใช้กระดาษ โดยให้เริ่มจัดทำระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ขึ้น โดยมอบหมายให้ทางสำนักคอมพิวเตอร์พัฒนาระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)ขึ้น เพื่อมาช่วยในการประชุมสภามหาวิทยาลัย ในช่วงแรกระบบที่ได้พัฒนาขึ้นจะใช้งานได้กับเครื่องแท็บเล็ตไอแพด (iPad) เท่านั้น ปัญหาที่พบคือการเปลี่ยนแปลงรุ่นของระบบปฏิบัติการไอโอเอส(iOS)มีผลทำให้ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ที่พัฒนาขึ้นไม่สามารถแสดงผลได้ถูกต้อง และมีผู้ใช้จำนวนมากที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์โมบายที่ใช้ระบบปฏิบัติการอื่น ไม่สามารถใช้งานระบบประชุมนี้ได้

               ฝ่ายพัฒนาระบบ สำนักคอมพิวเตอร์ จึงได้ประชุมทบทวน และปรับปรุงโครงสร้างและรูปแบบของระบบการประชุม โดยจะพัฒนาขึ้นใหม่ทั้งหมดเพื่อให้รองรับการใช้งานได้ในทุกอุปกรณ์ทั้งสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต พีซี และโน๊ตบุ๊ค ด้วยเทคนิคของการออกแบบที่ทำให้ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถปรับการแสดงผลได้อย่างเหมาะสมกับทุกอุปกรณ์โมบายที่ใช้ตอบสนองกับความต้องการของผู้ใช้

               ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ที่พัฒนาขึ้นใหม่นี้ สามารถอำนวยความสะดวกกับผู้เข้าร่วมประชุม ให้สามารถประชุมได้ผ่านทุกอุปกรณ์โมบาย รองรับทุกขนาดหน้าจอโดยไม่ต้องถือเอกสารการประชุมอีกต่อไป รวมถึงสร้างความสะดวก ลดขั้นตอน แก่ฝ่ายเลขานุการที่จัดการประชุมให้สามารถจัดทำเอกสารการประชุมได้ อีกทั้งยังสามารถมอบหมายงานและติดตามงานได้จากระบบประชุมได้และที่สำคัญระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์นี้จะช่วยลดการใช้กระดาษในการจัดทำเอกสารการประชุมลงเป็นจำนวนมากซึ่งทำให้ในระยะเวลาประมาณ 1 ปี(เม.. 58– มี.ค. 59)ในการใช้ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)สามารถลดการใช้กระดาษลงได้มากกว่าสองล้านแผ่น

               จากนโยบายของผู้บริหารมหาวิทยาลัย ที่นำมาสู่การปฏิบัติอย่างจริงจังโดยเริ่มจากอธิการบดี และกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย ทำให้ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์(e-Meeting) ที่พัฒนาขึ้นนี้ สามารถเป็นแบบอย่างที่ดีของการปรับปรุงกระบวนงานจากวิธีการจัดการประชุมแบบเดิม ๆ ที่ต้องสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษเป็นจำนวนมาก และยังต้องใช้ทรัพยากรบุคคลในการเตรียมงานประชุมหลายคน มาสู่วิธีการปฏิบัติแบบใหม่ที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดีอย่างชัดเจน และถ้าการดำเนินการนโยบายอย่างต่อเนื่องโดยสนับสนุนให้ทุกส่วนงานในมหาวิทยาลัยบูรพามีการใช้งานระบบอย่างจริงจัง ก็จะทำให้ทุกส่วนงานสามารถลดการใช้งบประมาณในการจัดซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์ และอุปกรณ์สำนักงานลงได้ งบประมาณส่วนที่เหลือก็จะสามารถนำไปพัฒนาการศึกษาด้านอื่น ๆ ต่อไป

               ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์(e-Meeting) จะเป็นส่วนหนึ่งในสนับสนุนให้มหาวิทยาลัยบูรพาเป็นมหาวิทยาลัยต้นแบบที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาสนับสนุนการทำงานในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ มุ่งสู่การเป็นมหาวิทยาลัยสีเขียว (Green University) อีกทั้งยังเป็นแบบอย่างที่ดีให้กับหน่วยงานภายนอกนำแนวคิดนี้ไปใช้ต่อได้