--- บทความนี้ได้นำเสนอในการประชุมวิชาการ “Thailand
Quality Conference & The 17th Symposium on TQM Best Practices in Thailand”
บทคัดย่อ
โดยปกติการจัดการประชุมแต่ละครั้ง
ต้องใช้เจ้าหน้าที่ในการรวบรวมและจัดทำวาระการประชุม ทำให้สิ้นเปลืองทั้งกระดาษ
ใช้เวลา และกำลังคนในการจัดทำเอกสารการประชุม และหลังจากการประชุม
ฝ่ายเลขานุการการประชุมจะต้องจัดทำรายงานการประชุมเพื่อส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมรับรองรายงานการประชุมซึ่งจะเห็นว่ามีการสิ้นเปลืองทรัพยากรเป็นจำนวนมาก
ทั้งกระดาษ เวลาและกำลังคน
จากปัญหาดังกล่าว มหาวิทยาลัยจึงมีนโยบายลดการใช้กระดาษ
โดยให้เริ่มจัดทำระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ขึ้น
โดยมอบหมายให้ทางสำนักคอมพิวเตอร์พัฒนาระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting)ขึ้น เพื่อมาช่วยในการประชุมสภามหาวิทยาลัย
ในช่วงแรกระบบที่ได้พัฒนาขึ้นจะใช้งานได้กับเครื่องแท็บเล็ตไอแพด (iPad) เท่านั้น ปัญหาที่พบคือการเปลี่ยนแปลงรุ่นของระบบปฏิบัติการไอโอเอส(iOS)มีผลทำให้ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ที่พัฒนาขึ้นไม่สามารถแสดงผลได้ถูกต้อง
และมีผู้ใช้จำนวนมากที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์โมบายที่ใช้ระบบปฏิบัติการอื่น
ไม่สามารถใช้งานระบบประชุมนี้ได้
ฝ่ายพัฒนาระบบ
สำนักคอมพิวเตอร์ จึงได้ประชุมทบทวน
และปรับปรุงโครงสร้างและรูปแบบของระบบการประชุม
โดยจะพัฒนาขึ้นใหม่ทั้งหมดเพื่อให้รองรับการใช้งานได้ในทุกอุปกรณ์ทั้งสมาร์ทโฟน
แท็บเล็ต พีซี และโน๊ตบุ๊ค
ด้วยเทคนิคของการออกแบบที่ทำให้ระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์นี้สามารถปรับการแสดงผลได้อย่างเหมาะสมกับทุกอุปกรณ์โมบายที่ใช้ตอบสนองกับความต้องการของผู้ใช้
ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์
(e-Meeting) ที่พัฒนาขึ้นใหม่นี้ สามารถอำนวยความสะดวกกับผู้เข้าร่วมประชุม
ให้สามารถประชุมได้ผ่านทุกอุปกรณ์โมบาย
รองรับทุกขนาดหน้าจอโดยไม่ต้องถือเอกสารการประชุมอีกต่อไป รวมถึงสร้างความสะดวก
ลดขั้นตอน แก่ฝ่ายเลขานุการที่จัดการประชุมให้สามารถจัดทำเอกสารการประชุมได้
อีกทั้งยังสามารถมอบหมายงานและติดตามงานได้จากระบบประชุมได้และที่สำคัญระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์นี้จะช่วยลดการใช้กระดาษในการจัดทำเอกสารการประชุมลงเป็นจำนวนมากซึ่งทำให้ในระยะเวลาประมาณ 1 ปี(เม.ย. 58– มี.ค. 59)ในการใช้ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์
(e-Meeting)สามารถลดการใช้กระดาษลงได้มากกว่าสองล้านแผ่น
จากนโยบายของผู้บริหารมหาวิทยาลัย
ที่นำมาสู่การปฏิบัติอย่างจริงจังโดยเริ่มจากอธิการบดี
และกรรมการบริหารมหาวิทยาลัย ทำให้ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์(e-Meeting) ที่พัฒนาขึ้นนี้
สามารถเป็นแบบอย่างที่ดีของการปรับปรุงกระบวนงานจากวิธีการจัดการประชุมแบบเดิม ๆ
ที่ต้องสิ้นเปลืองทรัพยากรกระดาษเป็นจำนวนมาก
และยังต้องใช้ทรัพยากรบุคคลในการเตรียมงานประชุมหลายคน
มาสู่วิธีการปฏิบัติแบบใหม่ที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดีอย่างชัดเจน
และถ้าการดำเนินการนโยบายอย่างต่อเนื่องโดยสนับสนุนให้ทุกส่วนงานในมหาวิทยาลัยบูรพามีการใช้งานระบบอย่างจริงจัง
ก็จะทำให้ทุกส่วนงานสามารถลดการใช้งบประมาณในการจัดซื้อกระดาษ หมึกพิมพ์
และอุปกรณ์สำนักงานลงได้ งบประมาณส่วนที่เหลือก็จะสามารถนำไปพัฒนาการศึกษาด้านอื่น
ๆ ต่อไป
ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์(e-Meeting) จะเป็นส่วนหนึ่งในสนับสนุนให้มหาวิทยาลัยบูรพาเป็นมหาวิทยาลัยต้นแบบที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาสนับสนุนการทำงานในองค์กรให้มีประสิทธิภาพ
มุ่งสู่การเป็นมหาวิทยาลัยสีเขียว (Green University) อีกทั้งยังเป็นแบบอย่างที่ดีให้กับหน่วยงานภายนอกนำแนวคิดนี้ไปใช้ต่อได้