การ พัฒนาระบบสารสนเทศนั้น หลังจากที่ทำข้อตกลง ขอบเขตของงานกันเรียบร้อยแล้ว หน้าที่ของหัวหน้าโครงการหรือทีมงานวิเคราะห์ระบบก็เริ่มต้นขึ้น โดยการ เริ่มต้นนี้ก็สามารถแบ่งได้เป็น 3 แบบ ดังนี้

          1. รู้ระบบงานที่จะทำแล้ว หรือเป็นระบบที่เราคุ้นเคย มีประสบการณ์มาก่อน และมีระบบเดิมอยู่แล้ว เราก็นำเสนอระบบเดิมให้ผู้ใช้ดู และให้เค้าบอกความต้องการโดยดูจากระบบเดิม เป็นต้นแบบ เมื่อผู้ใช้เห็นกระบวนการทำงานที่ชัดเจน มีภาพหน้าจอต่างๆ ที่จับต้องได้ ความต้องการที่เราจะได้นั้นก็จะชัดเจนมากขึ้นไป

          2. รู้ระบบงานที่จะทำแล้ว หรือเป็นระบบที่เราคุ้นเคย มีประสบการณ์มาก่อน แต่ไม่มีระบบเดิม อันนี้ก็ถือว่ายังไม่ยาก เราก็ทำการวิเคราะห์ข้อมูลที่ผู้ใช้ให้กับเรามา โดยมองในประเด็น ดังต่อไปนี้

• what  ระบบนี้คืออะไร มีหน้าที่การทำงานอะไรบ้าง ง่ายๆ คือ มีเนื้องานอะไรบ้าง
• how ก็มองในแง่ แล้วงานที่ทำนั้น เค้าทำอย่างไร ใช้งานอย่างไร มีความเชื่อมโยงกันอย่างไร
• where ทำที่ไหน เก็บที่ไหน ใครเป็นผู้เก็บ เก็บไปเพื่ออะไร
• who ใครบ้าง ที่จะเข้ามามีบทบาทหน้าที่ในระบบ และแต่ละคนทำอะไรบ้าง
• when งานแต่ละงานทำเมื่อไหร่ อะไรต้องทำก่อน อะไรทำหลัง

     ให้ผู้ใช้เล่ากระบวนการทำงานของระบบในปัจจุบัน แล้วเราก็ถามถึงปัญหาที่เกิดขึ้นของผู้ใช้  พร้อมกับสิ่งที่ผู้ใช้อยากได้หรือคาดหวังกับระบบใหม่ เราก็นำข้อมูลทั้งหมดเหล่านั้นมาวิเคราะห์ว่าระบบใหม่นี้จะไปช่วยเค้าตรงไหน ได้บ้าง (ลดขั้นตอน ลดเวลา ลดค่าใช้จ่าย)

          3. เป็นระบบที่ไม่เคยทำมาก่อน อัน นี้ค่อนข้างยาก แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะทำไม่ได้นะคะ ขอแค่เราทุ่มเทใช้เวลาทำความใจ หาข้อมูลให้มาก อ่านให้มาก ดูให้มาก ถามให้มาก โดยส่วนตัวแล้วปัญหานี้ก็เคยประสบพบเจอมาค่ะ มึนตั้งแต่ ชื่อโครงการ มองภาพไม่ออกว่าระบบนี้ต้องการอะไร ต้องเก็บข้อมูลอะไรบ้าง ต้องนำเสนอข้อมูลอย่างไร หรือบางระบบ เป็นระบบที่ใหญ่มาก มีความซับซ้อน มีการเชื่อมโยงกัน ถ้าไม่ทำระบบนี้จะไปทำระบบโน้นไม่ได้ (เก็บไว้เล่าในตอน ต่อๆ ไปนะคะ)  

          เมื่อเรากำลังทำในสิ่งที่เราไม่รู้ สิ่งสำคัญที่เราต้องทำก็คือ การหาความรู้ค่ะ ค้น หาข้อมูลในอินเทอร์เน็ตเกี่ยวกับเรื่องที่เราจะทำ หาให้มาก อ่านให้มาก อย่างที่บอกไว้ตอนแรกค่ะ เพื่อให้เรามีความรู้ มีความมั่นใจ ให้สามารถคุยภาษาเดียวกับผู้ใช้ให้ได้ค่ะ แล้วเราก็จะได้ความต้องการของระบบ ที่ชัดเจนมากขึ้นค่ะ

หลังจากที่เราเก็บรวบรวมข้อมูลได้มากพอแล้ว เราก็ทำการวิเคราะห์ข้อมูล และจัดทำเอกสารการวิเคราะห์ระบบ ได้แก่

• Work Flow (แบบเดิม)
• Work Flow (แบบใหม่)
• Use Case Diagram
• Use Case Description
• Prototype หรือต้นแบบระบบ

 *** โดยเราอาจทำ Work Flow แบบเดิม Work Flow แบบใหม่ และต้นแบบระบบ เพื่อนำไปใช้ในการคอมเฟิร์มความต้องการของผู้ใช้ที่มีต่อระบบ และเป็นการนำเสนอสิ่งที่เราเข้าใจ ที่เราวิเคราะห์ระบบ ว่าตรงกับสิ่งที่ผู้ใช้ต้องการหรือไม่

          ในคราวหน้าจะมาพูดถึงขั้นตอนต่อไปนะคะ คือ เทคนิคการนำเสนอต้นแบบระบบ เพื่อยืนยันความต้องการของผู้ใช้ที่มีต่อระบบ