ลดต้นทุนการบริการด้านไอซีที ด้วย “Google Apps For Education”
8 สิงหาคม พ.ศ. 2559 นางสาวยุวธิดา ยนินทร สำนักคอมพิวเตอร์ เปิดอ่านแล้ว 1 ครั้ง

--- บทความนี้ได้นำเสนอในการประชุมวิชาการ “Thailand Quality Conference & The 17th Symposium on TQM Best Practices in Thailand”
บทคัดย่อ
ปัจจุบันการศึกษาในศตวรรษที่ 21 ได้มีการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการจัดการเรียนการสอนมีการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีมาสนับสนุนการเรียนรู้อย่างเป็นระบบ พัฒนากระบวนการเรียนรู้ สร้างกิจกรรมกระตุ้นให้ผู้เรียนมีส่วนร่วมในชั้นเรียนทำให้ผู้เรียนสามารถมีปฏิสัมพันธ์กับผู้สอนหรือผู้เรียนด้วยกัน เพื่อแลกเปลี่ยนความคิดหรือทำงานร่วมกันได้ รวมทั้งสามารถเข้าถึงข้อมูลทางการศึกษาได้อย่างเท่าเทียมและทั่วถึง
สำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา ในฐานะที่เป็นส่วนงานที่รับผิดชอบงานบริการด้านไอซีที เพื่อสนับสนุนการเรียนการสอน งานวิจัย การให้บริการวิชาการและการบริหารงานของมหาวิทยาลัย ให้สามารถรองรับการให้บริการทุกส่วนงานภายในมหาวิทยาลัยบูรพา ซึ่งจะต้องใช้งบประมาณลงทุนในแต่ละปีเป็นจำนวนมากในการลงทุนทั้งด้านฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ เช่น การจัดซื้อเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย อุปกรณ์เครือข่าย ซอฟต์แวร์ และอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล รวมถึงต้นทุนด้านการดูแลรักษาและซ่อมบำรุง และต้นทุนด้านพลังงานไฟฟ้า เป็นต้น
ดังนั้นเพื่อให้เกิดการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ ทั้งในด้านการให้บริการ และด้านงบประมาณลงทุน  สำนักคอมพิวเตอร์เล็งเห็นความสำคัญในการลดค่าใช้จ่ายด้านไอซีทีจึงได้วางแผนเพื่อปรับปรุงกระบวนการให้บริการด้านไอทีให้มีประสิทธิภาพเกิดความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน และสามารถสร้างความพึงพอใจต่อผู้รับบริการเริ่มต้นจึงได้ทำการศึกษาและวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในการประยุกต์ใช้เครื่องมือเพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น โดยมีเครื่องมือที่สนใจและกำลังเป็นที่นิยมของการใช้งานคือ บริการของบริษัท Google ที่ชื่อว่า Google App for Work ที่มีบริการรูปแบบ Software-as-a-Service (SaaS)คือ การให้บริการซอฟต์แวร์หรือแอพพลิเคชั่นแก่ผู้ใช้งานในรูปแบบของบริการผ่านทางเว็บบราวเซอร์ โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมในเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนเอง โดยข้อมูลทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในระบบคลาวด์ (Cloud Computing) ของบริษัท Google ทำให้ประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลในองค์กรลงได้ซึ่งมีรูปแบบการคิดค่าใช้ในบริการขององค์กรธุรกิจ และองค์กรการศึกษาซึ่งไม่มีค่าใช้จ่ายสำหรับการใช้งาน 
 ต่อมาเมื่อเดือนกันยายนปี พ.ศ.2557 มหาวิทยาลัยบูรพาได้ทำบันทึกข้อตกลงความร่วมมือกับบริษัทที่ปรึกษาซีอาร์เอ็ม  แอนด์ คลาวด์ (CRM-C) ซึ่งเป็นตัวแทนของบริษัท Google เพื่อเข้าร่วมโครงการ Google for Education โดยไม่มีค่าใช้จ่าย และไม่จำกัดจำนวนผู้ใช้งาน จากการเข้าร่วมโครงการ ทำให้มหาวิทยาลัยบูรพามีการนำ Google for Education มาใช้ในการจัดการเรียนการสอนและการปฎิบัติงาน เช่น การทำงานเอกสารร่วมกันผ่าน Google Docs การส่งข้อมูลระหว่างส่วนงานผ่าน Google Drive การทำตารางการปฎิบัติงาน หรือกิจกรรมด้วย Google Calendar  การประเมินผลความพึงพอใจการจัดโครงการต่าง ๆ ด้วย Google Form การจัดประชุมทางไกลด้วย Google Hangout การสร้างห้องเรียนออนไลน์ด้วย Google Classroom เพื่อใช้ในการเรียนการสอน เป็นต้น
จากการนำ “Google Apps for Education” มาใช้ในมหาวิทยาลัยบูรพาเป็นระยะเวลาประมาณ 17 เดือน เกิดประสิทธิผลที่ดีในการดำเนินงานในการให้บริการของสำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพา ทำให้ลดการใช้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลบนเครื่องแม่ข่ายของมหาวิทยาลัยได้ประมาณ 10 เทราไบต์และสามารถประหยัดงบประมาณในการลงทุนจัดซื้อเครื่องแม่ข่าย อุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล รวมถึงซอฟต์แวร์ลงได้ รวมถึงเจ้าหน้าที่ทางด้านไอทีที่สามารถลดงานในการดูแลเครื่องแม่ข่ายสำหรับบริการนี้ลงและนำเวลาไปพัฒนาและให้บริการงานด้านอื่นได้เพิ่มขึ้น อีกทั้งเจ้าหน้าที่สามารถเรียกดูรายงานสรุปติดตามการใช้บริการ(Google Analytics Dashboard) ซึ่งเป็นข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน จึงทำให้สามารถวางแผนในการพัฒนางานด้านไอซีทีในอนาคตต่อไปได้ และที่สำคัญที่สุดผู้ใช้บริการทั้งนิสิต อาจารย์ และบุคลากรของมหาวิทยาลัยที่มีความพึงพอมากขึ้นต่อการใช้ “Google Apps for Education”บริการที่สามารถเข้าถึงได้ง่าย รวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา 
ดังนั้นในการปรับปรุงการให้บริการงานด้านไอซีทีด้วย “Google Apps for Education”ในครั้งนี้จึงทำให้เกิดแนวปฏิบัติที่ดีของการวางนโยบายเพื่อให้ผู้บริหาร บุคลากร และนิสิต และเป็นตัวอย่างที่ดีในการทำความร่วมมือและสนับสนุนซึ่งกันและกันของมหาวิทยาลัยบูรพาและบริษัท Google เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการให้บริการทั้งเรื่องการเรียน การทำงานวิจัยของนิสิตและการทำงานของบุคลากร อีกทั้งทำการวางแผนและใช้จ่ายงบประมาณของสำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยบูรพามีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย